En un despacho, el riesgo principal es marcar como terminado un lote incompleto o repetir los registros ya aceptados. Conviene llevar el seguimiento por persona y comunicación, no únicamente por nombre del fichero. Esta propuesta de control interno ayuda a saber qué sigue pendiente sin sustituir las instrucciones del SEPE para el tipo de envío.
Reconcilia el resultado recibido
- Relaciona el identificador de respuesta con el envío original. Si hay varios lotes del mismo cliente, no los ordenes solo por la hora del correo.
- Compara el número de personas enviadas con las procesadas y las que aparecen con error. Una diferencia sin explicar requiere revisión.
- Distingue errores generales del fichero y errores de registros concretos; no atribuyas el mismo motivo a todas las personas.
Preparar la corrección de un lote parcial
- Guarda la respuesta completa en el expediente con acceso limitado. No te quedes con una captura del resumen si existe un fichero que contiene el detalle.
- Elabora una relación interna de registros correctos, fallidos y pendientes de aclaración. Incluye el código recibido y el dato que necesita revisarse, evitando copias innecesarias de información personal.
- Consulta el significado del código en la documentación del servicio. Comprueba si la corrección requiere modificar datos de la empresa, del representante o de una persona concreta.
- Corrige el origen de los datos en la aplicación laboral y prepara el nuevo fichero conforme a la ayuda del SEPE. Excluye del reintento los registros ya procesados salvo que exista una instrucción específica para rectificarlos.
- Revisa el contenido del nuevo lote antes de enviarlo: cliente, periodo, personas y tipo de comunicación. Esta comprobación es especialmente importante si el programa vuelve a exportar toda la selección por defecto.
- Concilia la nueva respuesta con la lista de pendientes. Mantén unidos los dos envíos y sus resultados para que otro compañero pueda entender qué se corrigió y qué quedó aceptado.
Cómo saber que el problema está resuelto
- Cada registro del lote original tiene un estado explicado y una evidencia asociada.
- Los errores pendientes están corregidos o escalados, sin asumir que el resumen parcial los da por resueltos.
Errores que conviene evitar
- Borrar el primer resultado cuando llega el segundo y perder el historial.
- Reenviar el lote completo desde una selección guardada sin revisar a quién incluye.
Continúa por la ruta adecuada
Fuentes oficiales y documentación
Preguntas frecuentes
¿Parcialmente procesado significa que no llegó nada?
No. El SEPE distingue este resultado del rechazo total. Hay que comprobar qué parte se procesó y qué parte falló.
¿Puedo cerrar el expediente con el primer correo?
Solo después de revisar el detalle y las obligaciones pendientes. Haber recibido una respuesta no significa que todos los registros sean correctos.